5 Projektmanagement Tools, die jeder Conversion Optimierer kennen sollte

Auf dem Markt gibt es allerhand Projektmanagement Tools. Da fällt es nicht leicht, den Überblick zu behalten. MS Project und JIRA sind wohl jedem bekannt. Doch welche Tools eignen sich besonders für das Steuern von Conversion Optimierungsprojekten? Wir finden, genau diese 5 Tools verdienen es, näher unter die Lupe genommen zu werden. Eignen sie sich auch für Dein Projekt?

Projektmanagement Tools für Conversion Optimierer Titelbild

Projektmanagement Tools im Überblick

Für die Eiligen unter Euch haben wir hier die Projektmanagement Tools im Überblick:

1. Trello

2. Podio

3. Basecamp

4. Smartsheet

5. Iridion

Projektmanagement in der Conversion Optimierung

Eine stetige Optimierung und Testing wie am Fließband machen den Erfolg aus und schaffen den erforderlichen Wettbewerbsvorteil. Entsprechend ist das Testing-Leben schnelllebig und agil. Die Tools müssen auf diese Schnelllebigkeit reagieren können. Lassen Änderungen sich nicht einfach anpassen, wird es ineffizient und kostet Zeit. Und Zeit ist Geld. Du brauchst also eine Software, die schnelle Aktualisierungen ermöglicht.

CRO-Prozess und Team

Ein Optimierungsprojekt ist meist keine One Man Show. Von der Hypothese bis zur Testauswertung sind verschiedene Schritte zu gehen und unterschiedliche Personen beteiligt.

Conversion Optimierung Team

Hypothese

Zunächst benötigst Du Hypothesen, die sich zu testen lohnen. Diese generierst Du sowohl durch qualitative Maßnahmen wie Expertenevaluationen Deiner Website oder User Research als auch durch quantitative Maßnahmen wie die Auswertung Deiner Web Analytics Daten. Allein dafür benötigst Du bereits Experten wie Researcher und Data Analysten. Die gesammelten Hypothesen gilt es nun zu priorisieren. Hier hilft Dir ein Stratege, die Perlen herauszusuchen, die am erfolgsversprechendsten sind. Er hat den Fokus auf der Zielerreichung und bringt Erfahrung mit.

Konzept

Anschließend musst Du die Hypothese greifbar machen und Deine Optimierungsideen zu Papier bringen. Mittels Axure oder Balsamiq MockUps erstellst Du ein Konzept, welches anschließend abgestimmt und in ein Design überführt wird. Hier benötigst Du sowohl Konzepter als auch Designer.

Design

Gibt es neue Textelemente, ist außerdem ein Copywriter von Nöten, der auf die zielgruppengerechte Ansprache und Markenkonformität achtet. Wer sein Konzept mit konsumpsychologischen Verhaltensmustern veredeln möchte, benötigt einen Psychologen im Team. Er kennt die Trigger, die Nutzer zum Kauf anregen und die geeigneten Behavior Patterns wie seine Westentasche.

Entwicklung

Danach wird das Konzept umgesetzt, qualitätsgesichert und der Test durchgeführt. Für diese letzte Phase bis zum Golive sind Entwickler und Qualitätssicherer notwendig. Neben der Entwicklung der Testvarianten und der Machbarkeitsprüfung im Vorfeld kümmert sich der Engineer um das Setup des Targeting und die Segmentierung.

QS

Die Qualitätssicherer nehmen die Varianten gezielt unter die Lupe und prüfen sie in verschiedenen Browsern auf verschiedenen Betriebssystemen und Devices.

Auswertung

Als Projektmanager bist Du verantwortlich, diesen Prozess zu koordinieren und die notwendigen Schnittstellen zur Abstimmung der einzelnen Personen zu schaffen. Ist der A/B-Test abgeschlossen, gibt Dir die Auswertung Aufschluss darüber, ob Du Deine Hypothese verfeinern musst oder die Ärmel hochkrempelst und eine neue Hypothese anpackst. Egal in welchem Fall beginnt der Prozess von Neuem. Der lineare Prozess wird zu einem Kreislauf.

Projektmanagement-Kreislauf der Conversion Optimierung

Testingprozess

Anforderungen an Projektmanagement Tools

Das perfekte Projektmanagement Tool muss es also schaffen, dass verschiedene Experten aus unterschiedlichen Bereichen damit arbeiten können. Dafür muss die Software intuitiv bedienbar sein und darf keine lange Einarbeitungszeit benötigen.

Arbeitet Dein Optimierungsteam dezentral, benötigst Du eine web-basierte Lösung, auf die alle Mitglieder Zugriff haben. Zudem wird die Zusammenarbeit erleichtert, wenn man die Anwendung auf verschiedenen Endgeräten nutzen kann. Auf diese Weise können Kollegen, die viel unterwegs sind, an Abstimmungsprozessen teilhaben.

Es sollte unkompliziert möglich sein, zusammenzuarbeiten. Deine Software muss also Kommunikationsmöglichkeiten bieten wie

  • Kommentarfunktionen
  • Benachrichtigungen
  • Aufgabenzuweisung
  • File-Sharing

Außerdem ist eine entsprechende Rechteverwaltung à la „darf ansehen, darf bearbeiten, darf administrieren“ nie verkehrt. Datenschutzbestimmungen sollte das Tool definitiv erfüllen.

Möchte man die Anwendungen individualisieren, stellen einige Anbieter auch APIs bereit, um dies möglich zu machen. Bei einer API (engl. application programming interface) handelt es sich um eine Programmierschnittstelle, genauer gesagt eine Schnittstelle zur Anwendungsprogrammierung. Der Programmteil des Softwaresystems wird dabei anderen Programmen zur Anbindung an das System zur Verfügung gestellt.

Diese Anforderungen sind allgemeingültig und können auf jegliche Projekte angewendet werden. Grundsätzlich sollte das Tool auf Deine individuellen Bedürfnisse passen. So könnte auch die Umstellung der Anwendungssprache, beispielsweise auf Englisch, ebenso eine Anforderung sein, wenn man international arbeitet. Je nach Unternehmensgröße kann auch das Budget eine Rolle spielen. Profi-Lösungen wie MS Project und JIRA können daher oft diesen Anforderungen nicht gerecht werden. Du benötigt dann ein kostengünstiges oder kostenloses Tool.

Spezielle Anforderungen der Conversion Optimierer an Projektmanagement Tools

Doch welche Features benötigst Du speziell für Dein Optimierungsprojekt noch?

Weitere Anforderungen könnten die leichte Erstellung und Visualisierung der Projektroadmap inklusive Meilensteinen sowie die Zuordnung von Ergebnissen zu Testhypothesen sein. Eine Dokumentation der Testergebnisse ermöglicht den Aufbau einer zentralen Wissensdatenbank. Das perfekte Tool für Conversion Optimierer würde die Analysephase (Hypothese erstellen, priorisieren, ausarbeiten) mit der Testing-Phase (Testergebnisse und Reporting) vereinen.

Zusammengefasst sind dies die 10 relevantesten Anforderungen an Dein Projektmanagement Tool:

  1. Intuitive Bedienbarkeit
  2. Web-basierte Lösung
  3. Unterstützung verschiedener Endgeräte
  4. Kommentar- und Benachrichtigungsfunktion
  5. Aufgabenzuweisung
  6. File-Sharing
  7. Rechteverwaltung und Datenschutz
  8. Möglichkeit der Individualisierung
  9. Roadmap-Erstellung
  10. Dokumentation von Testergebnissen

Welche Tools erfüllen diese Anforderungen?

1. Trello

Trello ist eine web-basierte Lösung, die an Kanban erinnert. Es sieht nicht nur leicht aus, sondern es ist es auch. Ein Taskboard ist ohne viel Aufwand erstellt und einzelne Karten lassen sich schnell ausfüllen. Mitglieder lassen sich einfach hinzufügen und entfernen, Checklisten lassen sich integrieren und Labels setzen, um beispielsweise die Dringlichkeit der Aufgabe sichtbar zu machen. Die einzelnen Tickets lassen sich kommentieren und mit Datei-Anhängen versehen. Notifications geben Aufschluss darüber, wer eine Anpassung vorgenommen hat oder wenn eine Deadline naht. Da es intuitiv bedienbar ist, benötigen neue Teammitglieder keine lange Einarbeitungszeit.

Trello ist in einer kostenlosen Version verfügbar oder als Business Class oder Enterprise Version erhältlich. Je nachdem auf welche Anforderungen Du wert legst (z.B. Dateiupload bis zu 250 MB oder erhöhte Sicherheit), kann Trello Dir diese erfüllen. Was es nicht kann, ist eine direkte Zuweisung der Aufgaben. Es sei denn man erstellt eine Karte mit einem einzigen Mitglied, dann könnte man dies als Zuweisung betrachten. Fehlende Funktionen macht Trello mit sog. Power Ups wieder wett: So gibt es eine Erweiterung, mit welcher sich Gantt Diagramme erstellen lassen.

Eine Dokumentation der Testergebnisse ist lediglich über den Upload der Testreports möglich. Verknüpfungen zu Testing- oder Analytics-Tools gibt es nicht.

Trello Ticketansicht

Ansicht eines einzelnen Tickets bei Trello

Pro Trello:

+ Intuitive Bedienung

+ Einfache Kommunikation

Contra Trello:

– Keine Aufgabenzuweisung

– Keine Dokumentation von Testergebnissen

Mein persönliches Highlight bei Trello: Die einfache, intuitive Bedienung, die Spaß macht.


2. Podio

Den Cloud-basierten Service Podio kannst Du neben Projektmanagement auch für viele weitere Anwendungsfälle einsetzen. Es kann Dir ein soziales Intranet, Event Management, ein CRM oder auch das Management Deiner Geschäftsprozesse bieten.

Bezogen auf den Bereich des Projektmanagements ist eine Visualisierung von Prozessen ähnlich wie bei Trello möglich. Status-Labels können vergeben, Mitglieder hinzugefügt und Deadlines notiert werden. Eine Aufgabenzuweisung ist möglich.

Auch Podio ist recht intuitiv bedienbar und einfach in der Handhabung.

Das Basis-Paket bekommst Du für 9 $ monatlich, es gibt jedoch auch maßgeschneiderte Pläne wie bei Trello inklusive Rechteverwaltung oder verschlüsseltem File-Sharing.

Über Extensions wie SmartGantt lassen sich auch hier Roadmaps visualisieren.

Da es keine Verknüpfung zu Testing- oder Analytics-Tools gibt, ist die Dokumentation von Testergebnissen auch nur über den File-Upload möglich. Der Aufbau einer Wissensdatenbank ist nicht oder nur über Umwege (APIs) möglich.

Pro Podio:

+ Aufgabenzuweisung

+ Einfache Kommunikation

+ Unterstützung verschiedener Endgeräte

+ Möglichkeit der Individualisierung

Contra Podio:

– Keine Dokumentation von Testergebnissen

Mein persönliches Highlight bei Podio: Das Potential zu einer All-in-One-Lösung zu werden mit sozialen Interaktionen, Projektplanung und CRM-System.


3. Basecamp

Als web-basierte Lösung kann Basecamp mit Trello und Podio mithalten. Die Kernfunktionen sind vorhanden, To-Do-Listen lassen sich erstellen und Aufgaben zuweisen. Im Vergleich wirkt es jedoch komplexer und kann bei größeren Projekten leicht unübersichtlich werden, obwohl es auf elementare Funktionen beschränkt ist.

Ein Vorteil an Basecamp ist sicherlich die Preis-Politik. Du bekommst Basecamp für 99$ pro Monat, egal wie viele Mitglieder damit arbeiten werden oder wie viele Projekte Du anlegen möchtest.

Über Extensions wie Ganttify lassen sich Roadmaps visualisieren.

Eine Dokumentation von Testergebnissen ist über den File-Upload möglich. Der Aufbau einer Wissensdatenbank wäre auch hier nur über Umwege (APIs) möglich.

Pro Basecamp:

+ Aufgabenzuweisung

+ Preispolitik

Contra Basecamp:

– Anpassungen sind umständlicher

– Keine Dokumentation von Testergebnissen

Mein persönliches Highlight bei Basecamp: Der Preis, der sich nicht an der Anzahl der Accounts oder Projekte ausrichtet.


4. Smartsheet

Als SaaS-Plattform spricht Smartsheet besonders die Nutzer an, die es technischer mögen und Excel zu ihren Lieblingstools zählen. Du kannst eine Vielzahl von Vorlagen und Templates auswählen, mit denen Du schnell starten kannst. Neben Roadmaps, ToDo-Listen und allerhand Checklisten findest Du auch eine Kartenansicht wie bei Trello. Bedingt durch die Vielfalt an Möglichkeiten kann Smartsheet komplex wirken und benötigt auch eine längere Einarbeitungszeit. Jedoch gibt es viele bedingte Formatierungen und Formeln, die Dir später die Arbeit erleichtern werden (z.B. wenn Status = „Complete“, dann streiche den Task durch). Aktualisierungen und Anpassungen sind mit einer ordentlichen Vorbereitung dann schnell möglich.

Funktionen wie Kommentieren, File-Sharing, Rechte-Verwaltung sind ebenso vorhanden. Aufgaben können den Mitgliedern zugewiesen werden und über die Import-Funktionen können auch Excel-Tabellen oder Projekte aus MS Project integriert werden. Ein weiterer Plus-Punkt ist die Ressourcenverwaltung, die bei Tools wie Trello oder Bascamp nicht möglich ist.

Smartsheet bietet verschiedene Preismodelle an und startet bei 14$ pro Benutzer und Monat. Für die Funktionen und Vorlagen die Smartsheet bietet, ist das ein fairer Preis.

Pro Smartsheet:

+ Roadmap-Erstellung

+ Import-Funktion

+ Ressourcenverwaltung

Contra Smartsheet:

– Längere Einarbeitungszeit

– Keine Dokumentation von Testergebnissen

Mein persönliches Highlight bei Smartsheet: Die Vielzahl an Templates und Integrationen bietet unendliche Nutzungsmöglichkeiten für das gesamte Unternehmen.


5. Iridion

 

Disclaimer:

Wir fanden es in unserer täglichen Arbeit umständlich, auf verschiedene Tools zurückgreifen zu müssen, um Websites zu analysieren, Hypothesen zu priorisieren oder Roadmaps zu erstellen. Daher haben wir ein eigenes Tool für den kompletten Workflow entwickelt. Dieses wird im Folgenden vorgestellt.

Das web-basierte Projektmanagement Tool Iridion richtet sich speziell an Conversion Optimierer und vereint die Analysephase mit Hypothesenpriorisierung und das Testing.

In der sogenannten „Ideenfabrik“ können anhand der 7-Ebene-Analyse neue Schwachstellen gefunden werden. Diese lassen sich in die „Ideensammlung“ überführen, ausformulieren und anhand eines Scorings priorisieren. Der Bereich „Experimente“ bietet eine Verknüpfung zu gängigen Testingtools und importiert die Daten aus Optimizely und Co.

Iridion ist intuitiv bedienbar und benötigt keine lange Einarbeitungszeit. Mit Tutorials und Tipps findet man sich schnell zurecht. Mitglieder können kollaborativ zusammenarbeiten, kommentieren oder Dateien hochladen. Du kannst einen Ergebnisreport direkt in Iridion erstellen oder als Datei hochladen.

Mittels Tags, die für Hypothesen vergeben werden können, kannst Du Dir eine Wissensdatenbank aufbauen. So kannst Du Dir alle Experimente anzeigen lassen, die erfolgreich waren und auf dem Seitentyp X oder der Kategorie Y eine Verbesserung bewirkt haben. Denn wie oft stellen sich Optimierer die Frage „Haben wir das nicht schon einmal getestet“? Vor allem bei größeren Projekten lässt sich damit der Überblick behalten.

Was Iridion noch fehlt: Aufgaben können nicht zugewiesen werden und auch Benachrichtigungen gibt es nicht. Eine Änderungshistorie ist jedoch vorhanden. Zudem ist die Nutzung aktuell nur auf Desktop möglich, Apps gibt es (noch) nicht.

Dafür ist Iridion in einer kostenlosen Basis-Version zu haben und bietet auch Agency oder Enterprise-Modelle an, die sich an der Anzahl der Nutzer und Projekte ausrichten.

Pro Iridion:

+ Dokumentation von Testergebnissen

+ Roadmap-Erstellung

+ Intuitiv bedienbar

+ Kommunikationsmöglichkeiten

Contra Iridion:

– Keine Aufgabenzuweisung

– Keine Unterstützung verschiedener Endgeräte

Mein persönliches Highlight an Iridion: Es richtet sich an den Bedürfnissen der Conversion Optimierer aus und verknüpft als einziges der hier vorgestellten Tools Testideen mit den Ergebnissen und macht das Wissen haltbar.

Welche Software verwende ich für meine Conversion Optimierung?

Viel hilft viel? Leider nein. Finde die Tools, die sich am besten für Dein Optimierungsprojekt eignen und reduziere den parallelen Einsatz so weit wie möglich. Eine Software, die zu simpel ist und Deinen Anforderungen nicht gerecht wird, kostet Mühe und Zeit. Eine Software, die wiederum zu komplex ist und viele überflüssige Funktionen beinhaltet, kostet ebenfalls Mühe und Zeit. Finde für Dich die „goldene Mitte“ mit der Du Deine Optimierungsmaßnahmen vorantreiben kannst.

Fazit

Auf dem Markt tummeln sich viele Tools und die oben vorgestellten 5 Tools stellen lediglich einen kleinen Ausschnitt dar. Sie erleichtern uns unsere tägliche Arbeit als Projektmanager und Conversion Optimierer. Jedes Tool bietet Funktionen, die für den einen vielleicht einen Vorteil darstellen, für den anderen überflüssig und nur unnötiger Ballast sind. Als Conversion Optimierer solltest Du für Dich und Dein Team herausfinden, welches Tool am besten Deinen Bedürfnissen entspricht.

Welches Tool nutzt Ihr und könnt Ihr empfehlen? Schreibt mir in den Kommentaren, mit welchen Projektmanagement Tools Ihr besonders gute Erfahrungen gemacht habt!

 

Links zu den vorgestellten Tools

https://trello.com/home

https://podio.com/site

https://basecamp.com/

https://de.smartsheet.com/

https://www.iridion.com/de/

 

Weiterführende Links

http://www.computerwoche.de/a/die-besten-projektmanagement-tools,2364604

http://t3n.de/news/projektmanagement-kostenlos-scrum-kanban-gantt-555168/

http://www.toolsmag.de/30-webbasierte-projektmanagement-tools-im-ueberblick-477

http://www.socialmediaakademie.de/blog/10-projektmanagement-tools-die-ihren-alltag-erleichtern/

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Julia Pilz

Julia Pilz ist Senior Conversion Consultant bei der Web Arts AG. Sie entwickelt Konzepte zur Optimierung von E-Commerce Plattformen mit dem Ziel der maximalen Wertschöpfung. Neben Conversion Optimierung zählen auch Webanalyse, Usability und Neuromarketing zu ihren Interessengebieten.
Folgen Sie ihr auf Twitter oder kontaktieren Sie sie auf XING.

10 Reaktionen auf  “5 Projektmanagement Tools, die jeder Conversion Optimierer kennen sollte”

Kommentare

  1. Chris Chris

    Vielleicht etwas was spezifisch für CRO geschafft würde: experimentengine.com oder https://growthhackers.com/solutions/software

  2. Manu Manu

    Habe nicht Zeile für Zeile durchgelesen, konnte jedoch auf die Schnelle keinen Hinweis finden, welche Firma hinter dem Tool Iridion steckt … 😉

  3. Sebastian Sebastian

    Ich vermisse www.asana.com/‎, damit fahr ich sehr gut, was Features und Bedienbarkeit angeht.

  4. Julia Pilz Julia Pilz

    Danke für den Hinweis Manu. Wir haben einen entsprechenden Hinweis ergänzt ;-).

  5. Robert Weller Robert Weller

    Hi Julia, ich nutze überwiegend Trello mit Toggle- und Scrum-Erweiterung, sodass ich Arbeitszeiten pro Task tracken und einzelne Aufgaben hinsichtlich Aufwand priorisieren kann. Das funktioniert soweit ganz gut.

    Iridion sieht interessant aus, besonders der Ansatz (ausschließlich?) mit Hypothesen zu arbeiten gefällt mir gut. Natürlich kann jeder für sich User Stories schreiben, egal in welchem Tool. Aber sowas vergisst man schnell mal… Euer Scoring hat aber nichts mit Fibonacci zu tun, oder? Wenn ich die Zeit finde, schau ich vielleicht mal genauer rein. 🙂

    Viele Grüße,
    Robert

  6. Julia Pilz Julia Pilz

    Hallo Chris,
    danke für deine Tipps. Speziell für Conversion Optimierung gibt es wenige derartige Tools am Markt.
    Viele Grüße
    Julia

  7. Julia Pilz Julia Pilz

    Hallo Sebastian,
    danke für den Tipp mit Asana, das Tool ist auch recht weit verbreitet. Es freut mich, dass du damit sehr gute Erfahrungen gemacht hast.
    Viele Grüße
    Julia

  8. Julia Pilz Julia Pilz

    Hallo Robert,
    Toggle ist mir als Zeiterfassung auch bekannt. Es freut mich, dass du mit Trello und den Erweiterungen gute Erfahrungen gemacht hast.
    Wir glauben jede Änderung, die man auf einer Website macht, muss sich begründen lassen, daher das hypothesenbasierte Testen. Das Scoring bezieht sich auf den Aufwand und den zu erwartenden Impact und umfasst Faktoren, die besonders für Conversion Optimierung relevant sind. Die Scoring-Methode lässt sich aber auch in Iridion umstellen, z.B. in PIE (Potential, Importance und Ease). Schau es dir gern mal näher an.
    Viele Grüße
    Julia

  9. Arne Kriedemann Arne Kriedemann

    Sehr schöne Übersicht, ich mag Trello sehr und konnte mich mit Basecamp nie so recht anfreunden.
    Taskworld als Kombination von Trello und Slack finde ich sehr gelungen.

  10. Armin Ginschel Armin Ginschel

    Ich arbeite für private Projekte sehr gerne und erfolgreich mit Trello, das lässt sich auch gut im Team nutzen.

    Podio war bei meinem letzten Arbeitgeber Standard. Grundsätzlich finde ich das Tool interessant. Allerdings stießen wir immer wieder an Grenzen und auf Probleme. Da mussten dann erst Lösungen entwickelt werden, was zu Verzögerungen führte.

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